Pada zaman serba teknologi ini sudah banyak program komputer yang dibuat untuk memudahkan setiap pekerjaan manusia. Salah satunya yang sering disebut-sebut, yaitu sistem pencatatan akuntansi keuangan dan tidak ada satu bisnis atau perusahaan pun yang tidak mengelola manajemen keuangan. Setiap perusahaan mulai dari skala kecil sampai besar pasti mengelola manajemen keuangan dengan baik dan benar.
Namun, apabila seorang akuntan dari suatu bisnis maupun perusahaan harus menghitung uang masuk dan keluar suatu perusahaan menggunakan kalkulator manual. Pekerjaan tersebut pasti sangat lama selesainya, melelahkan, ada kemungkinan terjadi kesalahan.
Di Indonesia sendiri sudah tersedia banyak sistem akuntansi keuangan dengan berbagai macam fitur dan kebutuhan dan belum tentu bisnis atau perusahaan satu dengan yang lain bisa menggunakan sistem akuntansi yang sama, karena pencatatan laporan keuangannya pasti berbeda.
Pengertian Sistem Pencatatan Akuntansi
Sistem pencatatan akuntansi merupakan salah satu perangkat lunak yang berfungsi untuk mencatat, menganalisis, meringkas, dan melaporkan data keuangan dalam bisnis maupun perusahaan.
Akuntansi juga bisa dijadikan sebagai tolak ukur hasil dari kegiatan ekonomi suatu bisnis maupun perusahaan kepada berbagai pihak, seperti manajemen, investor, kreditor, dan owner.
Supaya tidak salah dalam memilih sistem pencatatan akuntansi keuangan, Anda sebaiknya mengetahui dan mengikuti tips-tips dalam memilih sistem seperti itu yang terbaik demi bisnis ataupun perusahaan Anda.
Manfaat Sistem Pencatatan Akuntansi
Terdapat beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan apabila bisnis ataupun perusahaan Anda menggunakan sistem pencatatan akuntansi keuangan terbaik.
Beberapa manfaatnya adalah sebagai berikut:
1. Mendapatkan Pembukuan Usaha yang Terperinci dan Akurat
Dalam mengelola keuangan bisnis ataupun usaha, ketepatan angka menjadi hal yang paling krusial. Anda tidak boleh sampai salah input/ memasukkan data atau salah dalam melakukan penempatan, karena hasilnya akan sangat fatal.
Seorang akuntan bisa saja melakukan kesalahan dalam menghitung, sekalipun ia sudah menginput dengan tepat. Namun, apabila pembukuan menggunakan sistem pencatatan akuntansi keuangan seperti Jurnal bisa memastikan akurasi/ ketepatan yang akan Anda dapatkan ketika mengelola keuangan bisnis ataupun usaha Anda.
Sistem pencatatan akuntansi keuangan yang baik dan terbaru bisa memperbaiki dan menambal berbagai celah kesalahan yang mungkin saja terjadi. Sehingga, bisa mengurangi potensi terjadinya kesalahan dalam menghitung.
Alur yang seperti ini bisa membantu Anda untuk mengurangi peluang terjadinya kesalahan data akibat kecerobohan, pemborosan, penipuan, bahkan penggelapan yang mungkin saja bisa dilakukan oleh akuntan Anda.
2. Pelaporan yang Detail, Lengkap, dan Akurat
Setiap sistem pencatatan akuntansi keuangan pasti memiliki fitur atau modul untuk membuat dasar-dasar laporan keuangan, seperti laporan keuntungan/ laba rugi, laporan arus kas, laporan neraca, dan perubahan modal. Sebelum membeli, Anda harus memastikan terlebih dahulu bahwa sistem informasi yang ditawarkan itu lengkap dan kuat serta mampu memenuhi kebutuhan bisnis atau usaha Anda.
Misalnya saja Anda membutuhkan laporan jumlah penjualan produk Z pada periode tertentu, maka sistem akuntansi yang unggul pastinya bisa menyediakan laporan tersebut sesuai dengan periode yang diinginkan. Misalnya juga Anda membutuhkan laporan perubahan biaya pembelian bahan baku/ bahan pokok produk dari batas jangkauan periode tertentu. Sistem pencatatan akuntansi keuangan yang baik pastinya bisa memenuhi kebutuhan semua itu.
Dengan kumpulan data yang lengkap, terperinci, dan terjaga, Anda bisa lebih mudah dalam membuat laporan keuangan. Dengan laporan keuangan yang baik dan benar, Anda bisa melakukan evaluasi keuangan bisnis ataupun usaha Anda dengan yang lebih maksimal.
3. Skalabilitas yang Luas
Kerap kali pemilik bisnis ataupun usaha yang ingin menggunakan sistem akuntansi terburu-buru dalam menentukan. Sehingga, tidak bisa dilakukan penyesuaian dan tidak mendapatkan sistem yang dibutuhkan. Jadi, sistem pencatatan akuntansi keuangan yang baik itu memiliki skalabilitas yang luas.
Software sistem pencatatan akuntansi keuangan tidak membeda-bedakan mana bisnis atau usaha yang kecil dan besar, malahan sudah memberikan kelengkapan skalabilitas yang menyeluruh. Jadi, bisa digunakan untuk bisnis atau usaha kecil maupun besar serta bisnis atau usaha yang sedang berkembang.
Anda juga harus mengetahui bahwa tidak diperlukan lisensi terbatas dalam penggunaan software tersebut. Artinya, satu lisensi sudah cukup untuk membuka seluruh fitur yang ada dalam dimensi disiplin akuntansi tersebut. Hal itu pastinya bisa memberikan kemudahan kepada para penggunanya.
4. Fungsi Audit Lebih Terjamin
Fitur audit berperan penting sekali dan sangat bisa diandalkan apabila Anda menggunakan sistem pencatatan akuntansi keuangan. Dengan fitur ini, Anda sudah bisa mendapatkan pencatatan terdetail, bahkan bisa untuk melacak perubahan yang terjadi pada sistem. Namun, ada beberapa kategori yang tidak bisa diaudit oleh sistem, seperti inventasi fisik dan catatan bank.
Fitur seperti ini juga berfungsi untuk melacak waktu, sumber data, dan pengguna yang berperan di balik perubahan catatan pada sistem Anda.
Fitur audit ini bisa diandalkan apabila Anda menemukan perbedaan antara pencatatan audit dengan sistem. Selain itu, Anda bisa melakukan pelacakan dengan lebih efisien, efektif, hemat biaya, dan menghemat tenaga.
Beberapa Tips Memilih Sistem Pencatatan Akuntansi
Apabila Anda menggunakan akuntansi berbasis cloud, seluruh data akuntansi bisnis maupun perusahaan Anda disimpan di cloud dalam format digital. Sudah banyak juga perusahaan yang telah memilih untuk menggunakan akuntansi keuangan berbasis cloud ini.
Namun, ada beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan sebelum memilih sistem pencatatan akuntansi keuangan yang tepat dan sesuai kebutuhan bisnis maupun perusahaan Anda. Beberapa hal tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pertimbangkan Kebutuhan Bisnis atau Perusahaan Anda
Terlepas dari latar belakang bisnis atau perusahaan Anda, tentu hal pertama yang harus Anda perhatikan adalah menyesuaikan sistem pencatatan akuntansi dengan kebutuhan bisnis atau perusahaan Anda.
Setiap sistem pencatatan akuntansi keuangan berbasis cloud menawarkan tingkat kerumitan, fleksibilitas, dan kemudahan penggunaan yang berbeda-beda.
Tim yang hendak menggunakan sistem harus terlibat dan ikut serta dalam mendiskusikan kebutuhan bisnis atau perusahaan Anda sebelum membuat pilihan terkait platform.
Beberapa hal yang harus Anda perhatikan salah satunya adalah skala bisnis atau perusahaan Anda. Semakin besar skala bisnis ataupun perusahaan Anda, maka memerlukan lebih banyak lagi detail dan integrasi data yang lebih baik dan tepat.
Begitu juga dengan tingkat pelaporan yang dibutuhkan, karena kalau bisnis mikro hanya membutuhkan pelaporan dasar. Namun, sebagian besar korporat membutuhkan laporan arus kas, neraca, dan laporan keuntungan/ laba dan rugi untuk melacak kinerja keuangan bisnis maupun perusahaan.
2. Bisa Diakses dari Mana Saja
Keunggulan utama dari sistem pencatatan akuntansi keuangan adalah bisa diakses dengan perangkat apa pun menggunakan internet. Jadi, daripada menggunakan komputer di kantor, Anda bisa menggunakan laptop, tablet, atau smartphone di mana pun dan kapan pun.
Apabila ada karyawan yang bekerja secara WFH, Anda bisa meningkatkan konektivitas dan efisiensi dengan melengkapi sistem pencatatan akuntansi keuangan di perangkat pribadi mereka masing-masing.
3. Memperhatikan Biaya dan Anggaran
Pilihlah sistem pencatatan akuntansi sesuai dengan anggaran biaya perusahaan Anda. Anda juga bisa mencoba dengan yang gratisan terlebih dahulu, tetapi kemungkinan besar memiliki keterbatasan fungsi. Sedangkan, ada paket akuntansi cloud yang menawarkan lebih dari apa yang dibutuhkan bisnis maupun perusahaan dengan biaya yang lebih terjangkau. Memilih opsi gratis memang lebih hemat, tetapi Anda bisa mendapatkan nilai yang jauh lebih banyak dari sistem berbayar. Oleh karena itu, buatlah anggaran untuk biaya tersebut.
4. Terintegrasi
Integrasi adalah salah satu hal yang paling penting untuk dipertimbangkan ketika memilih sistem. Carilah platform yang ada koneksi dan integrasi data akuntansi Anda dengan server lembaga eksternal atau aplikasi pihak ketiga.
Sebagian besar vendor akuntansi berbasis cloud mengintegrasikan rekening bank mereka dengan sistem akuntansi keuangan. Sehingga, memberi owner akses ke informasi tentang penjualan, pembelian, pengeluaran, dan posisi arus kas secara real-time.
5. Terjamin Keamanannya
Sejauh ini keamanan menjadi perhatian utama para owner. Pelajari dan pahami dengan benar kebijakan keamanan penyedia cloud di platform atau situs website mereka.
Pada saat Anda memindahkan perangkat lunak akuntansi ke cloud, sebelum diterapkan, Anda sudah mendapat manfaat dari langkah-langkah keamanan yang mengidentifikasi, mencegat, dan mencegah serangan serta ancaman berbahaya terhadap data Anda. Apalagi ketika Anda mengizinkan staf untuk mengakses data dari mana saja dan di perangkat apa pun, Anda bisa mengetahui ada atau tidak ada data yang disimpan di perangkat staf tersebut.
6. Layanan dan Dukungan Pelanggan
Periksalah seberapa responsif dan seberapa berpengetahuan tim dukungan pelanggan mereka. Jelajahi juga forum online dan pelajari pendapat orang lain tentang pengalaman mereka menggunakan sistem pencatatan akuntansi yang mereka pilih. Selain itu, carilah keluhan dan lihat bagaimana tim menanganinya dan mintalah pendapat dari pemilik bisnis atau usaha lain.
Rekomendasi Sistem Pencatatan Akuntansi Terbaik
Jurnal by Mekari adalah sistem akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, keuntungan/ laba-rugi, dan lainnya. Software tersebut memudahkan pembukuan serta proses akuntansi suatu bisnis maupun perusahaan.
Setiap owner pasti menginginkan administrasi bisnis atau perusahaannya berjalan dengan baik, sayangnya masih banyak perusahaan yang kesulitan dalam mengelola administrasi dengan baik. Oleh karena itu, Jurnal by Mekari hadir untuk menunjang kesuksesan para pebisnis dan pengusaha.
Apabila menggunakan Jurnal by Mekari, Anda bisa lebih menghemat pengeluaran dan waktu proses administrasi serta operasional, karena harganya yang cukup terjangkau, dan bisa selesai cepat secara otomatis. Jadi, para pebisnis dan pengusaha bisa lebih fokus mengembangkan usahanya saja.
Di samping itu, Jurnal by Mekari juga bisa diakses dengan perangkat apa saja, di mana saja, dan kapan saja selama terhubung dengan jaringan internet. Selain itu, para pengguna jadi lebih mudah untuk membuat faktur atau invoice, mengecek inventori, dan membuat laporan keuangan.
Apabila menggunakan Jurnal by Mekari, maka pembuatan laporan keuangan perusahaan menjadi lebih mudah, cepat, aman, nyaman, dan datanya real-time. Software tersebut juga memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001. Sehingga, data perusahaan Anda terjamin keamanannya. Selain itu, juga memiliki berbagai macam fitur yang bisa Anda gunakan.
Jurnal by Mekari ini cocok untuk segala jenis bisnis maupun perusahaan. Jadi, Anda bisa menggunakan Jurnal by Mekari untuk sistem pencatatan akuntansi bisnis ataupun perusahaan Anda supaya mendapatkan sistem pencatatan akuntansi keuangan terbaik.
Beri Komentar (menggunakan Facebook)